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Consultoría en eFactura

Los proyectos de factura electrónica, o eFactura, para las empresas o Administraciones Públicas han ido adquiriendo importancia en los últimos dos años, amparados en el nuevo marco regulador creado por el legislador.

La factura electrónica es simple: es un documento que tiene una estructura determinada (obligado tributario, sujeto pasivo, un número identificativo, fecha de emisión y devengo, bases imponibles, cuotas tributarias, un importe total y una firma electrónica del documento). Por tanto, la realización de un proyecto de facturación electrónica no aparenta complejidad, da la impresión de que se pueda solucionar aplicando tecnología…

Desgraciadamente, es algo bastante más complejo. Los datos indicados anteriormente son los exigidos formalmente a las facturas, pero las facturas incorporan además datos necesarios para las relaciones comerciales como son las tarifas, albaranes, notas de servicio, reservas, o cualquier otra información que tiene como objetivo que proveedor y cliente identifiquen con claridad a qué corresponde el pago.

Por tanto, es necesario que conozcamos con detalle qué significa en nuestra organización una factura, y qué significa para la otra parte. Muchos estudios basan la adopción de la eFactura en motivos tales como: ahorro de papel, tiempo de manipulación, ensobrado, etc.

Estos argumentos son válidos pero las ventajas más importantes no residen ahí. Las verdaderas ventajas residen en:

  • Obtener una grabación de datos de las facturas por parte del emisor en los sistemas de gestión del receptor
     
  • Gestionar los problemas de pago en la emisión y no al vencimiento
     
  • Disponer de sistemas automatizados que concilien las facturas con los pedidos y albaranes (facturas de mercancías)
     
  • Contar con sistemas de direccionamiento automatizados en la organización hacia los aprobadores de servicios (facturas de servicios)
     
  • Conocer, tanto emisor como receptor, información sobre el curso de la factura, etc.

El estudio de cómo beneficia a nuestra organización la implantación de la factura electrónica debe ser sistemático, sin olvidar que el éxito NO depende del proveedor o cliente que adopta la eFactura sino de sus clientes o proveedores, que son los que decidirán si facturan electrónicamente o si admiten las facturas electrónicas.

La factura electrónica tiene tres componentes básicos:

  • Los protagonistas
    Obligados tributarios, sujetos pasivos, entidades financieras, aseguradoras y certificadoras
     
  • La garantía legal
    Debe ajustarse a la normativa de firma electrónica, a las resoluciones de la AEAT, así como al conjunto normativo en el que se encuadra la eFactura
       
  • La tecnología
    Infraestructura, canales, etc.

Los tres componentes son importantes, y necesarios. La ausencia de uno de ellos compromete la adopción de la factura electrónica.