Factura electrónica, una solución de tres dimensiones
El proceso de facturación es uno de los más importantes que lleva a cabo una empresa y uno de los que más recursos consume. Así pues, sin duda, éste es uno de los ámbitos en los que la aplicación de las nuevas tecnologías puede reportar unos mayores beneficios, tanto a nivel de ahorro de costes como en mejora de la eficiencia.
Asimismo, la implantación de la eFactura en las empresas es un paso de gigante para el desarrollo de la Sociedad de la Información y la Administración Electrónica, y así lo han entendido los legisladores con la redacción de diversos e importantes textos normativos destinados a impulsar su utilización.
Los beneficios son evidentes, pero dependen de una serie de requisitos a cumplir para garantizar que la implantación de este tipo factura en el seno de una organización sea exitosa.
El primer aspecto a tener en cuenta es la necesidad de respetar y cumplir escrupulosamente todas las normas aplicables a la facturación, en general, y a la electrónica, en particular. El objetivo es obtener una “desmaterialización” de la factura en papel a favor de la digital a todos los efectos, por lo que es imprescindible respetar y seguir toda la legislación al respecto.
El segundo componente que hay que tener presente se sitúa en la necesidad de conseguir que la factura electrónica sea utilizada, tanto por los clientes de la organización que la emite, como por los proveedores de esa entidad, por lo que en este aspecto entran en juego la consecución de acuerdos comerciales que contemplen esta forma de facturación.
Por último, la tercera dimensión de una factura electrónica hace referencia, como no, a los elementos tecnológicos de la misma, que aparte de dar respuesta a las características específicas de cada organización, tendrían que tener en cuenta aspectos como la capacidad de integración con los sistemas de gestión empresarial existentes, la adaptabilidad a tipos y formatos diversos de documentos o la estabilidad y disponibilidad.
Así pues, puede observarse que una solución de factura electrónica es “tridimensional”, en el sentido que ha cumplir toda una serie de requisitos legales para tener validez, ha de ser utilizada tanto por los clientes como por los proveedores de una organización y se ha de sustentar en una base tecnológica que dé respuesta a toda una serie de necesidades presentes y futuras.
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