Las ventajas competitivas de la factura electrónica en el ciclo de facturación
La factura electrónica aporta, en relación a su pariente de papel, unas claras ventajas competitivas en el definido como ciclo de facturación. No únicamente automatiza las fases más conocidas del proceso, desde el devengo hasta la integración con el sistema contable; sino que aporta un valor añadido tanto para el emisor como para el receptor en etapas que, gracias a la eFactura, se incorporan al proceso, como son la preconciliación, financiación y cobros, validación y distribución, posconciliación y financiación y pagos.
En la etapa de preconciliación, la plataforma de facturación electrónica realiza de manera automática la presentación, el cotejo de documentación y generación de propuesta de factura para validar el devengo del servicio por el cliente.
La fase de financiación y cobros proporciona el "cash flow" necesario bajo la garantía comercial que aporta la factura. Este paso se encuentra habitualmente desintegrado del proceso de facturación, realizándose de forma más o menos manual por parte de los departamentos administrativos de las compañías y en el caso de la eFactura permite la inclusión de las entidades financieras en el ciclo de facturación de una manera automatizada.
En cuanto a la validación y distribución, en esta etapa se realizan comprobaciones tanto a nivel interno (verificando que la factura sea correcta respecto al formato, por ejemplo) como externo (asegurando que el bien o servicio dispone de las condiciones pactadas). Una vez efectuadas estas verificaciones, se inicia la distribución inteligente de la factura por la organización, al objeto de conseguir su validación.
Por su parte, la posconciliación permite, de manera automática, verificar y cotejar la información en la cual se basa la factura por parte del receptor. En esta fase se establecen los circuitos de aprobación por parte de los responsables, las comunicaciones a los emisores en relación a las diferencias localizadas y, en definitiva, lo que entiende la empresa receptora que se le debe cobrar y en qué condiciones.
Por último, en la etapa de financiación y pagos se efectúa la integración de la factura con soluciones financieras estándar de financiación y pagos, así como la generación de las remesas normalizadas para las entidades financieras e integración con e-Banking.
Como conclusión, hay que abordar la eFactura como un proyecto tecnológico en el cual el éxito de éste vendrá condicionado por el uso que hagan terceras partes (clientes o proveedores), por lo que cobran una especial importancia las capacidades complementarias y de alto valor añadido de las que se puede (se debe) dotar el ciclo de la facturación electrónica.
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