"El uso de la firma electrónica nos ha proporcionado un gran número de ventajas"
Xavier Muñoz i Puiggrós, Director General de Derecho y de Entidades Jurídicas de la Generalitat de Cataluña
Xavier Muñoz i Puiggrós, Director General de Derecho y de Entidades Jurídicas de la Generalitat de Cataluña, comenta en esta entrevista para netfocus los beneficios que puede aportar el uso de la firma electrónica en un organismo de una Administración Pública. El caso de esta Dirección General es significativo, ya que es pionera en la firma digital de toda la documentación que gestiona.
Cuándo y cómo se decidió por firmar electrónicamente toda la documentación del organismo que usted dirige?
El proyecto SPICA es el resultado de un largo análisis y conjunto de reflexiones internas y externas de cómo utilizar las TIC dentro de la administración pública. Esta reflexión se hizo durante el año 2005.
Unos de los elementos claves de innovación es el uso generalizado de la firme electrónica por parte de los empleados públicos de la Dirección General. Así pues, la firma se produce sobre documentos electrónicos siendo éstos los originales. Todo el proceso de construcción y desarrollo del módulo de firma electrónica ha estado supervisado por la Agencia Catalana de Certificación (CATCert). La puesta en producción fue el 2 de noviembre de 2005.
Qué tipo de certificación digital utiliza para firmar sus documentos?
Las certificaciones utilizadas son de empleado público (firma y cifrado) en apoyo criptográfico (nivel 4) emitidas por la Agencia Catalana de Certificación (CATCert).
Cuáles son las principales ventajas que encuentra en la firma digital de documentos?
El uso de la firma electrónica nos ha proporcionado un gran número de ventajas:
- Independencia del momento en que se produce la firma: podemos continuar la tramitación de un expediente sin necesidad de hacerlo desde el despacho. Tampoco hay limitación horaria.
- Inmediatez de la acción: cuando firmamos un documento, éste automáticamente es transferido al responsable de hacer los siguientes pasos de la tramitación.
- Rapidez: a la hora de firmar, no necesitamos que el documento esté impreso y sea llevado a la persona que debe firmarlo.
- Perdurabilidad y seguridad: el documento electrónico está custodiado y protegido dentro del gestor documental, garantizando que existen copias de seguridad remotas.
- La mejora de la eficiencia en la tramitación hace imprescindible el expediente digital y por lo tanto la firma electrónica pasa a ser un elemento clave.
Qué opina del comentario efectuado por un magistrado del Tribunal Supremo afirmando que la firma electrónica no llega a garantizar completamente la autenticidad de la persona firmante?
Desconocemos las manifestaciones del magistrado del Tribunal Supremo que mencionáis. La firma digital es, en mi opinión, más segura que una simple firma manual, toda vez que requiere la posesión de la tarjeta y el conocimiento y utilización del número secreto, mientras que la falsificación de la firma manual se puede producir con más facilidad por la simple copia de la misma.
Han tenido en alguna ocasión algún tipo de problema con otros departamentos u organismos de la misma Administración autonómica, o con otras Administraciones, por el hecho de firmar todos los documentos de manera digital?
La firma digital es un hecho novedoso en el entorno que nos rodea. Alguna vez hemos encontrado que ciertos organismos son recelesos de admitir copias auténticas en papel de un documento electrónico debido a que éste no lleva ninguna firma manuscrita en su interior. Para favorecer esta transición hemos incorporado firmas digitalizadas dentro del documento y estamos habilitando una interfaz web de consulta de documentos.
Mantienen contactos con otros departamentos de la Generalidad para poner en común estrategias o iniciativas en materia de Administración Electrónica?
Estamos en contacto con la Dirección General de Innovación y Organización y con el Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información de la Generalitat de Cataluña.
Tienen pensado en la Dirección General poner en marcha próximamente alguna iniciativa en materia de Administración Electrónica?
Uno de los objetivos de este año 2006 es potenciar la tramitación telemática incorporando nuevos servicios, como por ejemplo:
- Autoservicio de certificaciones y notas simples (el ciudadano telemáticamente podrá obtener en línea una certificación de una entidad; p.ej. una certificación acreditativa del nombre de una entidad).
- Transparentar el estado de la tramitación de un expediente ofreciendo al ciudadano información actualizada del grado de avance de tramitación de su expediente.
- Presentación telemática de las cuentas anuales de las fundaciones: este año la ley indica que las fundaciones deberán presentar sus cuentas firmadas electrónicamente. Así pues, hemos publicado unos formularios pdf inteligentes que soportan la firma electrónica.
Su organismo se encarga de registrar los estatutos de las Asociaciones, las Fundaciones Privadas, los Colegios Profesionales y las Academias Corporativas de Cataluña. Estas entidades, acostumbran a utilizar medios electrónicos para relacionarse con la Dirección General?
Hay que diferenciar muy claramente entre diferentes tipo de entidades: las Fundaciones y Colegios acostumbran a disponer de medios informáticos mientras que las asociaciones están más lejos normalmente de las nuevas tecnologías.
Qué trámites o gestiones que ofrece la Dirección General se pueden realizar por medios electrónicos? Tienen más éxito que los que se deben realizar de manera física?
Esta Dirección General ha sido siempre pionera dentro del Departamento de Justicia en el uso de las TIC. Desde el año 2004 existen 21 servicios telemáticos, con mayor o menor grado transaccional (Ver enlace ).
Aún hay un gran camino por recorrer para igualar el grado de uso de los medios electrónicos versus el tradicional. Conforme las TIC se vayan integrando en nuestra sociedad, veremos como se incrementa el uso de la tramitación electrónica.
Cuál es el papel que usted cree que debería desarrollar la Administración pública en la difusión de las Tecnologías de la Información y Comunicación?
Sin ningún tipo de duda la Administración pública juega un papel clave como impulsora de las nuevas tecnologías y debe responder con rapidez a los nuevos retos que una sociedad cada vez más avezada a las TIC le pide.
El nuevo DNI Electrónico puede ser la figura que faltaba para el impulso definitivo de la eAdministración?
El nuevo DNI electrónico será una pieza más que ayude a llevar nuestra sociedad hacia la sociedad de la información, pero no llegaremos a buen puerto si no se acompaña de nuevos usos: firma de contratos, facturaciones, trámites con las administraciones...
Para usted, ¿cuál sería la definición ideal de Administración Electrónica?
Se trata de una definición compleja y seguro que cada uno tiene la suya pero los elementos claves serían:
- Próxima al ciudadano.
- Sencilla y cómoda.
- Rápida y ágil.
- Moderna y segura.
- Certificación cero: evitamos que el administrado presente documentos que a menudo las diferentes administraciones ya tenemos.
- Innovadora.
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