Argumentos para un sistema de facturación electrónica
¿Dónde podemos hallar puntos a favor difícilmente cuestionables para utilizar un sistema de facturación electrónica? Algunos de estos argumentos pueden ser:
- Los ahorros de papel, sobres y franqueos
- Los ahorros en re-introducción de datos en diversos sistemas desde el papel
- La eliminación de los errores operativos
- La posibilidad de automatizar la integración con los diferentes sistemas contables
- La opción de incorporar sistemas automatizados de conciliación de facturas recibidas con albaranes y órdenes de compra
- La estandarización y mecanización de determinados tratamientos sobre las facturas, sus condiciones de pago y las comunicaciones con proveedores y clientes, relativas a estos procesos
Según los estudios que consultemos, los ahorros de costes que una empresa puede obtener gracias a la utilización de la facturación telemática y la consiguiente mejora de procesos varían. Generalmente, se considera que los costes del proceso de facturación oscilan entre los 10 y los 20 euros por factura tratada, mientras que el objetivo alcanzable es de conseguir unos costes para el mismo proceso en una horquilla entre los 3 y los 7 euros.
Evidentemente, dependerá del caso concreto de cada empresa, del nivel de racionalización con que nos encontremos al inicio del proyecto y de si nos referimos a la facturación emitida o recibida. En algunos casos, por ejemplo, en facturación recibida nos podemos encontrar con costes de partida a partir de los 7 euros, pero, incluso en esos casos es posible plantear mejoras en el proceso que se conviertan en ahorros que nos sitúen alrededor a los 2 ó 3 euros por factura.
Tal y como se señalaba en una moción aprobada por el Senado en la que se instaba al Gobierno a adoptar medidas para impulsar la digitalización y promoción de la facturación por Internet, se estima un ahorro unitario en la factura electrónica respecto a la factura de papel del 90 por ciento para el emisor, porcentaje que aumenta hasta el 98% por ciento en el caso del receptor.
El texto aprobado recoge que el beneficio directo en la reducción de costes que comportaría la generalización de la factura electrónica en España sería de aproximadamente 3.750 millones de euros anuales para una estimación de 1.500 millones de facturas emitidas.
En este sentido, para cada empresa el ahorro de costes concreto que el uso de la factura electrónica represente dependerá de la realidad de los procesos asociados a la gestión de la facturación recibida o emitida y los pagos o cobros subyacentes.
Sin embargo, la conclusión que puede extraerse es que existe un amplio campo para el ahorro de costes como consecuencia de la utilización de la factura electrónica y de la automatización y/u optimización de procesos internos e ínter empresariales que dicha adopción posibilita.
La factura electrónica permite, pues, optimizar procesos de modo difícilmente alcanzable con la factura en papel.
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