Cómo solucionar el archivo seguro de larga duración de documentos electrónicos
por Jordi Cardona, responsable de Soluciones de netfocus
El progreso de la Sociedad de la Información está íntimamente ligado al desarrollo y difusión de la Administración Electrónica. El objetivo de conseguir una sociedad centrada en la persona, integradora y orientada al desarrollo, que se sustente en las conocidas como Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), no puede concebirse en un escenario en el que las diferentes Administraciones Públicas no ofrezcan a los ciudadanos servicios no sólo adaptados a este progreso tecnológico, sino también especialmente concebidos a partir del mismo.
En este sentido, con el continuo aumento de los hogares con conexión a Internet y la generalización de los servicios de banda ancha como forma de acceso habitual a esta autopista de la información, puede entenderse como hasta obligatorio una Administración pública integrada y accesible desde medios digitales.
Así, son constantes los esfuerzos por parte de las autoridades por ir ofreciendo un catálogo cada vez mayor de trámites y servicios a través de medios telemáticos. En España la disponibilidad de servicios públicos online se sitúa en un 55%, lo que representa un incremento del 25% en el último lustro. En Cataluña, por ejemplo, la Administración Pública autonómica, a través del portal CAT365, cuenta con más de 80 trámites online y la previsión, como no, apunta a un incremento casi exponencial durante los próximos años.
Este aumento de la oferta plantea tanto nuevos retos técnicos como legales, ya que obligatoriamente ha de asegurarse que las gestiones efectuadas desde un ordenador cuentan con la misma validez legal que las realizadas de manera presencial. En este ámbito, uno de estos nuevos desafíos que se presentan es la necesaria preservación de la integridad a lo largo del tiempo de la información electrónica, cada vez mayor, así como el acceso continuado y fiable a estos documentos almacenados.
XISPA y el Archivo Seguro de Larga Duración
A esta preservación y consulta de información digital en espacios temporales amplios tratan de dar respuesta las que se conocen como soluciones de Archivo Seguro de Larga Duración, o TLTA por sus siglas en inglés. Es en este contexto en el que la Agencia Catalana de Certificación (CATCert) ha puesto en marcha el novedoso proyecto XISPA, acrónimo formado a partir de las iniciales en catalán de Red de Infraestructuras de Seguridad y Preservación de Archivos.
Esta iniciativa, pionera en el conjunto del Estado, pretende cubrir las necesidades actuales y futuras de las Administraciones Públicas catalanas en cuanto a la conservación y acceso de información digital relacionada con los trámites y gestiones administrativas online.
Se trata de una plataforma abierta a todas las administraciones públicas de esta comunidad autónoma, a fin de que puedan conservar, compartir y acceder a documentación electrónica con independencia de su titularidad. De esta manera, uno de los beneficios aportados es lograr que un ciudadano no tenga la necesidad de presentar varias veces determinados documentos comunes a la hora de iniciar diferentes procesos online ante diferentes administraciones u organismos administrativos.
Este modelo de gestión de la información entre administraciones online, que podría definirse como una federación de archivos, presenta como su ventaja más destacada la superación de posibles conflictos de competencias relacionados con la custodia de los archivos.
Así, cada administración gestiona de manera independiente, pero coordinada, los documentos generados en el contexto de su actividad, poniéndolos a disposición de otras administraciones que dispongan de la correspondiente autorización, cumpliendo los dictámenes de la Ley de Protección de Datos Personales (LOPD), y formen parte de este sistema federativo.
Asimismo, XISPA presta una especial atención a las diferentes tipologías de conservación de información en formato digital, tanto existentes como futuras, a fin de que las características particulares de cada archivo no sean un obstáculo a la hora de acceder a los documentos por parte de todos los integrantes de la plataforma.
XISPA, por tanto, está llamado a mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios electrónicos ofrecidos por las administraciones públicas catalanas que se unan al proyecto y abre las puertas para que el modelo pueda extenderse al resto del Estado, posibilitando de esta manera la completa interacción entre sí del conjunto de los organismos públicos en beneficio del ciudadano.
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