"La federación de archivos electrónicos evita problemas competenciales entre administraciones"
La federación de archivos electrónicos es el mejor sistema para evitar problemas competenciales entre organismos de diferentes Administraciones Públicas a la hora de compartir y conservar documentos en formato electrónico, tal y como ha explicado Joan Font, Jefe de Proyectos de netfocus, en una conferencia sobre "Archivo Seguro" pronunciada en el marco de las terceras Jornadas de Certificación Electrónica de la Agència Catalana de Certificació – CATCert.
Font ha comentado que el modelo de federación de archivos electrónicos evita crear archivos centrales que podrían afectar a las competencias de las diferentes Administraciones Públicas que decidan compartir sus registros a fin de ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos en la gestión de sus trámites.
El Jefe de Proyectos de netfocus ha destacado que el impulso de la Administración Electrónica comporta la gestión de un volumen cada vez mayor de documentos en formato electrónico y que en este ámbito el archivo electrónico, en general, y el modelo de federación de archivos, en particular, son la solución de futuro de cara a preservar registros en formato digital, garantizar la autenticidad e integridad del documento, asegurarse una reproducción fiable a lo largo del tiempo y facilitar un sistema de catalogación.
Font ha subrayado que XISPA (acrónimo en catalán de Red de Infraestructuras de Seguridad y Preservación de Archivos), proyecto que CATCert tiene previsto iniciar en breve y que será desarrollado por netfocus, es un claro ejemplo del modelo de federación de archivos entre administraciones que da cobertura a las necesidades de seguridad y preservación de los documentos, siendo capaz de operar con una amplia gama de formatos de ficheros.
Font también ha realizado un repaso de las distintas fases de archivado de un documento, que se inician con su etapa de gestión, para después pasar a una fase de evidencia en la que se gestionan aquellos documentos considerados como probatorios, para finalmente concluir en lo que se conoce como archivo histórico, o situación a la que pasan los documentos con un determinado valor en función de sus características.
En este sentido, el jefe de proyectos de netfocus ha destacado que únicamente el 5% de los documentos que se gestionan en el día a día alcanzarán la fase de archivo histórico.
José María Román, del Colegio Oficial de Arquitectos de Cataluña (COAC); Ramón Alberch, Subdirector General de Archivos de la Generalitat de Cataluña; Pol Navarro, Director de Internet y Canales Directos de Banc Sabadell; y Raimón Nualart, de CATCert, también han aportado durante esta sesión su experiencia en el ámbito del archivo seguro de documentos.